Мегафон

Настройка ленты в Office. Автоматическое изменение цвета входящих сообщений и шрифтов в зависимости от отправителя, темы или получателей Примеры правил условного форматирования

Условное форматирование - это способ выделения сообщений, удовлетворяющих определенным условиям, в списке с помощью цвета, шрифтов и стилей. Пользователь задает условия, которым должно соответствовать входящее сообщение, например имя или адрес электронной почты отправителя, и только к таким сообщениям применяется условное форматирование.

Например, с помощью условного правила можно сделать так, чтобы все сообщения от вашего руководителя выделялись красным цветом.

Если вы хотите внести дополнительные изменения в текст писем, можно изменить шрифт или цвет текста по умолчанию .

Примечание: В Microsoft Outlook 2007 с помощью функции Организовать можно было создавать правила для условного форматирования текста сообщений. В приложении Microsoft Outlook 2010 и более поздних версий условное форматирование доступно в диалоговом окне .

Создание правила условного форматирования

Появится набор правил по умолчанию. В том числе правило непрочитанных сообщений . Это правило делает непрочитанные сообщения полужирным шрифтом в списке сообщений. Кроме того, отобразятся все правила условного форматирования, созданные в области " Упорядочить " в более ранней версии Outlook.

Выполните любое из указанных ниже действий.

Чтобы удалить правило, выберите правило и нажмите кнопку Удалить .

Чтобы временно отключить правило, снимите соответствующий флажок.

Чтобы изменить условия для правила, выберите правило и нажмите кнопку условие .

Чтобы изменить форматирование текста, выберите правило и нажмите кнопку Шрифт .

Чтобы добавить новое правило условного форматирования, нажмите кнопку Добавить , в поле имя введите имя, нажмите кнопку Шрифт , чтобы задать форматирование, а затем выберите условие , чтобы задать условия для этого правила.

Примеры правил условного форматирования

Ниже представлено несколько примеров правил условного форматирования, которые можно создать в Outlook 2010.

Выполните шаги 1 и 2 в предыдущем разделе, а затем сделайте следующее:

Сделать все сообщения от Джон Куликов отображаются красным цветом

Нажмите кнопку Добавить .

Введите имя для правила.

Щелкните поле Шрифт .

В разделе Цвет выберите красный .

Нажмите кнопку ОК .

Выберите условие .

В поле от введите Ivan Куликов .

Примечание: Это имя должно полностью совпадать с полным именем, которое отображается в полученных сообщениях.

В диалоговых окнах Фильтр , условное форматирование и Дополнительные параметры представления нажмите кнопку ОК .

Создание всех сообщений, содержащих слово Contoso темы отображаются зеленым цветом

Нажмите кнопку Добавить .

Введите имя для правила.

Щелкните поле Шрифт .

В разделе Цвет выберите зеленый .

Нажмите кнопку ОК .

Выберите условие .

В поле Искать слова введите contoso .

Создание всех сообщений, содержащих слово празднич в тексте темы или сообщении отображаются синим цветом

Нажмите кнопку Добавить .

Введите имя для правила.

Щелкните поле Шрифт .

В разделе Цвет выберите пункт синий .

Нажмите кнопку ОК .

Выберите условие .

В поле Искать слово (я) введите " праздник ".

Резюме: Продемонстрируйте желание общаться, оставляйте как можно меньше поступивших сообщений без ответа, чтобы увеличить ваш Reply rate в анкете. Заходите на свою страничку чаще, вводя пароль.
Визуальное общение:

Reply rate зелёного цвета лучше жёлтого и красного

Оптимистический взгляд, что хорошего, в чём выгода:

Индикатор показывает в процентах и, наглядно, цветовой полосой то количество поступивших к вам сообщений от других людей на которое вы ответили. Если показатель близок к 100%, то это означает, что вы отвечаете, почти, на каждое поступившее сообщение и индикатор имеет зелёный цвет. Если отвечать редко, то полоска индикатора будет иметь красный цвет или жёлтый. Высокий показатель зелёного цвета располагает посетителей сайта, чтобы обратиться к вам с письмом.

Заходите на свою страничку, хотя бы раз в день, чтобы обновить дату последнего посещения сайта и показать, что вам интересно прочитать сообщения на сайте, вы открыты для общения.

Взвешенный, серьёзный подход:

На сообщения, которые вас заинтересовали отвечайте вежливо и по делу, а на те, которые не нравятся, постарайтесь отвечать максимально кратко один-два раза, старайтесь держать индикатор в зелёном цвете или жёлтом.

Экспериментируйте с текстом вашей анкеты, дайте понять, что вы настроены на серьёзные отношения.

Как избежать ошибок при недостатке опыта и практики:

Если приходит много сообщений на которые вам не интересно отвечать, то есть смысл подумать, как изменить текст анкеты, придумать новые ответы на вопросы. Старайтесь не отвечать молчанием на скучные обращения, ухудшая свой , а чаще изменять текст анкеты так, чтобы вежливо упреждать написание другими не нужных вам сообщений.

Заходите на сайт чаще и исправляйте те ответы, к которым многие испытывают желание высмеять, прицепиться. Шлифуйте ответы понемногу.

Общение с иностранцами, зарубежный опыт, покупки за границей по Интернету:

Profile Statistics: Reply Rate – Статистика: Доля писем, на которые был дан ответ

Reply Rate Доля писем в общей массе поступивших сообщений, на которые дан ответ. Обычно, имеет процентное выражение от нуля, если ответов нет, до 100%, если ответы даны на все или многие письма. И, цветовую индикацию от зелёного цвета, символизирующую склонность не оставлять поступающие письма без ответа и располагающую обратиться с сообщением, до красного цвета, когда ответа на отправленное письмо дождаться сложно. Жёлтый цвет означает, что на какие-то лучшие письма ответы даны, а другая часть писем осталась без ответа. Reply Ответ на поступившее письмо, обращение или сообщение. Отвечайте чаще, возможно, лучше писать короче, но чаще в переписке с теми, кто вам нравится. Rate Часть, доля, соотношение.

Profile Statistics – Статистические сведения об активности пользователя

Profile Statistics Статистические сведения, сводка о результатах активности пользователя, на которые предлагается обратить внимание. Your Profile Was Last Updated on: Анкета, сведения о вас в последний раз обновлялись. Your Profile Status: Approved Состояние вашей анкеты: одобрено к публикации. Показывает, что анкета прошла проверку модератора, редактора или администратора сайта. Number Of Times Your Profile Was Viewed: Ваша анкета была просмотрена пользователями: . See Who Viewed Your Profile Посмотреть список анкет тех пользователей, которые заинтересовались открыть вашу анкету на просмотр. Это пользователи, которые могли бы написать вам сообщение, но что-то помешало им сделать это. Number Of Times Your Profile Has Been Favorited: Ваша анкета была добавлена пользователями в избранное: . Это пользователи, которых чем-то привлекла ваша анкета и они хотят её изучить подробнее на досуге. И, заодно, посмотреть на вашу реакцию, когда вы увидите, что вы им приглянулись, а, именно, добавите ли вы их взаимно в свои избранные пользователи, тогда, возможно, они напишут вам письмо или будут ожидать от вас сообщения. Добавление в избранные - это аналог подмигивания, считайте, что вас отметили и раздумывают над следующим шагом, у кого-то вы являетесь фаворитом. See Who Favorited Your Profile Посмотреть список анкет тех пользователей, которые занесли вашу анкету в свои избранные анкеты на данном сайте знакомств, у кого вы в фаворе. Обычно, если не будет ваших симметричных ответных действий, добавления в ваши избранные, дальнейшей переписки, то вашу анкету, скорее всего, удалят из избранных позже, вам на радость или к вашему огорчению.

User Insight – Насколько пользователь в курсе событий

User Insight Сведения, позволяющие понять насколько доступен пользователь для контакта, часто ли бывает на сайте, держит ли себя осведомлённым о ходе переписки, понимает ли язык переписки, живя в своей стране. Last Logged in on В прошлый раз пользователь заходил на сайт. Дата последнего посещения сайта. Чем чаще вы или другой человек заходите на сайт, например, ежедневно, тем выше вы проявляете заинтересованность в знакомстве и больше уделяете внимание знакомству. Last Logged in from Пользователь заходил на сайт, находясь при этом: . Программное обеспечение сайта знакомств попыталось определить страну, из которой вы заглянули на сайт, и, возможно, ошиблось, указав другую страну. Поэтому, практически, обращать внимание на показатель нет особого смысла, представленные данные ненадёжны. Удобнее ориентироваться на прямо указанное в анкете место жительства. Contact History История переписки.

Возможности настройки. Вы можете настроить ленту таким образом, чтобы упорядочить вкладки и команды в нужном порядке, скрыть или отобразить ленту и скрыть эти команды, которые используются реже. Кроме того, вы можете экспортировать или импортировать настроенную ленту.

Что нельзя настроить : вы не можете уменьшить размер ленты, а также размер текста или значков на ленте. Единственный способ сделать это - изменить разрешение экрана, чтобы изменить размер всего содержимого страницы.

При настройке ленты параметры настройки применяются только к той программе Office, в которой вы работаете в данный момент. Например, если вы хотите настроить ленту в PowerPoint, эти изменения не будут отображаться в Excel. Если вы хотите настроить аналогичные настройки в других приложениях Office, вам придется открыть каждое из них, чтобы внести одни и те же изменения.

В Office можно настроить ленту и панели инструментов на свой вкус, отобразив часто используемые команды и скрыв те, которые применяются редко. Вы можете изменить вкладки, отображаемые по умолчанию, или создать собственные вкладки и группы для часто используемых команд.

Примечание: Однако невозможно переименовать стандартные команды и изменить значки, назначенные им, или их порядок.

Вот как можно настроить ленту:

Настройка панели быстрого доступа

Если вам просто нужно быстро получать доступ к нескольким командам, используйте панель быстрого доступа. Это значки, которые всегда выводятся над лентой независимо от того, какая вкладка выбрана.